Egal ob in kleinen, mittelständischen oder großen Unternehmen: Der Zeitaufwand für die Buchhaltung ist in jedem Betrieb enorm hoch. Es müssen Rechnungen beglichen, Gehälter überwiesen, Bilanzen gezogen und betriebswirtschaftliche Auswertungen erstellt werden. Anstatt jeden Schritt manuell auszuführen, arbeiten die meisten Unternehmen heutzutage mit einer Buchhaltungssoftware, die Vorgänge vereinfacht und dokumentiert.
Die Buchhaltungssoftware unterstützt einen Betrieb in jeglichen Belangen der Finanzbuchhaltung und ist einfach online bestellbar. Dabei spielt die Unternehmensgröße keine Rolle, denn das Computerprogramm kann von Freiberuflern, Selbstständigen und Existenzgründern genauso bedient werden wie von einem mittelständischen oder großen Unternehmen. Die Funktionen der Software sind in erster Linie:
- Finanzen kontrollieren
- Ausgaben senken
- Einnahmen erhöhen
- Kostentransparenz verbessern
Welche Bereiche deckt eine Buchhaltungssoftware ab?
Wie bereits erwähnt, lohnt sich die Anschaffung einer Buchhaltungssoftware immer dann, wenn man sich einen besseren Überblick über seine Finanzen verschaffen möchte. Unabhängig davon, ob man selbstständig oder Freiberufler ist – oder ein eigenes Unternehmen leitet. In jedem Fall ist das Geld in ein Computerprogramm sinnvoll investiert, wenn es folgende Bereiche abdeckt:
- Finanzbuchhaltung
- Lohnbuchhaltung
- Controlling
- Steuern
Zu 1.: Die Software sollte im Idealfall verschiedene Vorlagen bereitstellen, mit denen man alle notwendigen Buchhaltungsschritte ausführen kann. Man muss das Computerprogramm jedoch im Vorfeld mit wichtigen Informationen (u.a. monatlich auszuführende Buchungen) füttern – danach können die Monatsabschlüsse mit nur wenigen Mausklicks erstellt werden. Die Zeitersparnis ist hier enorm.
Zu 2.: Damit alle Mitarbeiter, egal ob in Teilzeit oder Vollzeit beschäftigt, pünktlich zum Monatsende oder -anfang (ist in jedem Unternehmen unterschiedlich) ihr Gehalt überwiesen bekommen, ist eine Buchhaltungssoftware unersetzbar. Das Programm berücksichtigt Lohnnebenkosten genauso wie Sozialabgaben, sodass hier keine Rechenfehler passieren können.
Zu 3.: Wenn es um Bestellungen, Buchungen oder offene Rechnungen geht, kann eine Buchhaltungssoftware dabei helfen, Ausgaben und Einnahmen übersichtlich zu verwalten. Durch die zusätzliche Kostenkontrolle lässt sich auf einen Blick erkennen, in welchen Bereichen noch Defizite bestehen, die man in Angriff nehmen muss.
Zu 4.: Sogar in puncto Steuern kann die Software durchaus nützlich sein. Das Computerprogramm hilft jedem Unternehmen dabei, Umsatzsteuervoranmeldungen, Anlagen zur Einkommen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder auch steuerrelevante Daten dem Finanzamt zu übermitteln. Je nach Hersteller ist die Software sogar an das ELSTER-System angebunden.
Sind IT-Kenntnisse für die Bedienung notwendig?
Selbst wenn die Buchhaltungssoftware keinen Unterschied macht, ob sie von einem kleinen oder großen Unternehmen bedient wird – der eine oder andere Geschäftsinhaber stellt sich trotzdem die Frage, ob seine Computerkenntnisse ausreichen, um das Programm zu bedienen? Oder braucht man gar einen IT-Spezialisten für die Installation der Software? Diese Frage ist mit einem klaren Nein zu beantworten. Sowohl die Installation als auch die Bedienung kann jeder Laie übernehmen, sofern er den Dreisatz beherrscht bzw. rudimentäre Kenntnisse in der Buchhaltung hat.
Was kostet eine gute Buchhaltungssoftware?
Pauschal kann man diese Frage nicht beantworten, da die Preise für eine Buchhaltungssoftware – je nach Anbieter – variieren. Allerdings sollte man sich im Klaren darüber sein, dass ein Computerprogramm dieser Art seinen Preis hat. Wer so wenig Arbeit wie möglich mit der Buchhaltung haben möchte, braucht eine komplexe Software, die einzelne Arbeitsschritte miteinander verwebt, sodass die Finanzen einsehbar sind. Wer auf ein billiges oder gar kostenlos zum Download angebotenes Programm setzt, darf sich am Ende des Tages nicht wundern, wenn er mehr Arbeit in die Software stecken muss als ihm lieb ist.
Wie können die Kosten gesenkt werden?
Ganz einfach: Das Computerprogramm hilft dem Benutzer dabei, Steuern zu sparen. Allerdings nur dann, wenn man sich an folgende Hinweise hält:
- Aktualität
Damit die Steuererklärung zeitnah abgeschlossen werden kann, müssen der Software alle Daten vorliegen. Deshalb sollte man alle Einnahmen und Ausgaben in das Programm regelmäßig eintragen.
- Update
Da immer wieder neue gesetzliche Regelungen in Kraft treten, sollte man alle Updates für die Steuererklärung herunterladen. Nur so verhindert man Fehler.
- Steuerprogramm
Sollte die Buchhaltungssoftware kein Steuerprogramm besitzen, sollte man das Computerprogramm mit einer Steuersoftware verknüpfen.
Fazit
Letzten Endes kann man eine Buchhaltungssoftware als Bereicherung für jedes Unternehmen sehen, das mithilfe des Computerprogramms eine bessere Übersicht über seine Finanzen erhält und – im Idealfall – auch noch langfristig Kosten sparen kann.
